◆就活スタート時のメールや電話のマナーにも気をつけよう！

就職活動をスタートさせる際に、その企業の採用予定や採用スケジュールなどを確認したい場合、問い合わせのメールを送ったり電話をかけたりします。また、採用日程の前にその会社の資料を送って欲しい場合もあるでしょう。

こうした就職活動の最初の頃は、メールや電話で企業の採用担当者とコンタクトを取る機会が少なからずあります。　そんな時の学生の対応も、企業の採用担当者は見ています。

そこで、最低限押さえておくべきメールと電話のマナーをご紹介します。

メールや電話に関するQ&A

①受取人（宛先）
BCCで自分宛にも送ることで、いつ、誰宛にどのような内容を送ったのか確認ができるのでおすすめです。
また、気をつけたいことは、企業から案内メールが送られてきた際、そのまま返信しても届かないケースもあります。そういった場合は、必ず送られてきたメールの文末などに宛先のメールアドレスが記載されているものなので、必ず確認して送るようにしましょう。

②表題（件名）
タイトルを見ただけで内容がわかるような具体的に記入しましょう。
【例】「資料送付のお願いです」などです。

③前文
書き出しで自分の氏名、大学、学部名を名乗り、留学している旨を簡潔にまとめて伝えましょう。
【例】突然のメールにで失礼します。
私、○○大学△△学部××学科3年の、山田一郎と申します。

④本文
何のためにメールを送ったのか、目的を簡潔に伝えます。
【例】現在、就職活動をひかえ、企業研究を進めておりますが、貴社ホームページを拝見し、新ブランド展開に大変興味を持ちました。
是非とも、貴社の会社資料及び入社案内のご送付をお願いしたく、メールいたしました。

⑤署名
自分の名前、大学・学部・学科名、メールアドレス、住所、電話番号を記入します。
海外の場合は、電話番号に国番号をつけたほうがベストです。

⑥その他、メールのマナー
・半角カタカナ文字や機種依存文字（①、Ⅰなど）は使わない
・1行は約40文字以内にし、改行する
・行頭に1字空きは作らない
・いきなり添付ファイルは送らない。相手に許可を得てから

①電話をかける　　──　相手の都合を考えてかけましょう。
会社の始業・終業時間間際や昼食時間は避けて電話をかけるようにしましょう。
一般的な就業時間は　始業時間／AM8:30～10:00　終業時間／PM5:00～6:00　昼食時間／AM11:00～PM1:00　を目安に。

②電話がつながったら　　──　誰にかけるのかを明確にし、自分の名前、大学名、学部を伝える
出てもらう人の部署や名前を正確に伝えましょう。パンフレットやHPに掲載されている電話番号は、ほとんどの企業が代表の電話番号です。その番号にかけると、まず受付か総務につながりますので、まず、自分の氏名、大学、学部名を名乗り、就職活動中である旨を伝え、目的の部署を明確に伝えてつないでもらいます。

【例】「私、○○大学の△△△と申します。会社訪問の件でお電話を差し上げたのですが、人事部の方はいらっしゃいますか？」
「私、○○大学の△△△と申します。新卒採用の件でお電話を差し上げたのですが、ご担当者様をお願いできませんでしょうか？」

③担当者が電話に出たら　──　相手の都合を察知する
用件を話す前に相手が忙しいかどうか察知することが重要です。「今お電話でお話しして差し支えございませんか。お忙しいようでしたら、ご都合のよい時間にかけ直させていただきますが」と断るのもいいでしょう。

④用件は簡潔にしましょう
あらかじめ、話す内容や順序をメモしておけば、あわてないで話すことができます。

⑤敬語の使い方に注意しましょう
慣れない敬語をやたらに使うことで失敗しがちです。尊敬語と謙譲語を混同しない、あせらずにゆっくり話すなどを心がけましょう。

⑥確認したいときは．．．
相手の言ったことを確認したいときは「復唱させていただきます」「繰り返します」と言ってから、自分のメモを読み上げて、間違いのないことを確かめましょう。特に、説明会や面接の日時は、確認したほうがいいでしょう。

⑦電話を切るときは．．．
「本日はお忙しいところ、どうもありがとうございました。それでは失礼いたします」と言って、相手が電話を切ってから通話を切るようにしましょう。